«Архив документов» — программа для систематизации документов. Обзор Smart Items - программы для систематизации любых коллекций Программа систематизация и хранение документов

Дата: 22.04.2024

Правильная организация хранения файлов и информации, наведение порядка на компьютере, сделает более продуктивной использование ПК, повысит эффективность работы на компьютере. При правильной организации работы на компьютере, пользователь сэкономит значительное количество времени, которое он тратит на поиск файлов, с компьютера будут удалены ненужные данные.

Многие пользователи часто сталкиваются с ситуациями, когда на компьютере невозможно, что-то найти. В папках все файлы свалены в кучу, царит полный хаос. Я думаю, что многим такое знакомо. Мало того, что файлы разбросаны в беспорядке, на компьютере полно дубликатов файлов, которые занимают значительное место на диске.

Меня уже несколько раз просили написать данную статью. Посетители, просматривая видео на моем канале YouTube, заметили, что Рабочий стол моего компьютера практически свободен от посторонних элементов, а в Проводнике файлы и папки на дисках распределены в определенном порядке, и имеют нормальные названия. Я выполняю свое обещание, правда, с задержкой на пару-тройку лет.

Мне часто приходилось иметь место с папками: «Новая папка1», «Новая папка2», с файлами типа: «111», «123» и т. п., часть папок бывают пустыми. Подобные файлы и папки имеют копии, дублируются.

Поиск в операционной системе Windows для доступа к необходимым данным с непонятными названиями, если их огромное количество, мало чем поможет. На разбирательство с беспорядком уйдет очень много времени.

В этой статье я поделюсь своим опытом по организации хранения файлов на компьютере. Если у вас есть свои наработки по упорядочению хранения и использованию информации на ПК, поделитесь об этом в комментариях к этой статье.

Если вы испытываете трудности с поиском нужных файлов, на диске уменьшается свободное место, которое постепенно занимают файлы и папки, вам следует заняться наведением порядка на своем компьютере.

Вам придется потратить много времени на правильную организацию хранения файлов (в «тяжелых» случаях, можно сделать это в несколько этапов), но поверьте, затраченное время будет того стоить.

В дальнейшем, когда беспорядка на компьютере уже не будет, вам придется только распределять новые файлы по соответствующим местам (диски, разделы, папки и т. п.). Вы быстро найдете нужную папку, файл или документ, потому что вам будет понятно, где их нужно искать.

Выполните работы по организации хранения и наведению порядка на домашнем компьютере в примерно такой последовательности:

Выбор правильной структуры для хранения информации.
Определение порядка хранения данных.
Удаление дубликатов файлов.
Наведение порядка на Рабочем столе.
Распределение файлов и папок.
Переименование файлов и папок для того, чтобы дать им нормальные имена.
Наведение порядка в программах.
Очистка и дефрагментация компьютера.
Резервное копирование важных данных.
Постоянное поддержание определенного порядка.

Базовые принципы хранения информации

Перед тем, как приступить к наведению порядка на компьютере, нужно определить для себя базовые принципы для упорядочивания хранения данных.

Все объекты необходимо распределить на категории, в дальнейшем все новые объекты должны распределяться по ранее созданным категориям. Структура хранения данных должна отвечать следующим требованиям:

создаваемая структура должна быть удобной и максимально понятной;
изменения не должны быть хаотичными;
необходимо поддерживать порядок в выбранной структуре хранения данных.

В результате с компьютера будут удалены ненужные и лишние файлы (так как файлы часто дублируются), освободится место на ПК, повысится продуктивность работы.

Определение порядка хранения данных

Правильное распределение информации на жестком диске повышает надежность компьютера. В большинстве случаев, дисковое пространство компьютера распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» установлена операционная система Windows, программы, другие важные данные, необходимые для работы системы, а второй локальный диск используется для хранения пользовательских данных.

Для чего нужны два раздела? Для большей безопасности и надежности работы. Система и данные должны быть разделены.

В случае краха системы, вы не потеряете данные, которые находятся на другом локальном диске (диск «D»). Потому что после переустановки системы, будут потеряны только данные на системном диске «С», все остальное сохраниться в целостности и сохранности.

Поэтому на компьютере желательно иметь два или более локальных дисков (например, диски «C» и «D»). На диске «D» имеет смысл хранить свою личную информацию: музыку, фильмы, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ и т. п.

Перед распределением данных, обратите внимание на следующее: на системном диске всегда должно хватать места для работы операционной системы и программ, установленных на компьютере. Не забывайте о будущем (вдруг вы установите приложения, занимающие много места на диске), и о том, чтобы на системном диске оставалось свободное место (минимум 15-20%) необходимое для оптимальной работы операционной системы Windows. В противном случае, после заполнения свободного пространства на диске, серьезно замедлится работа компьютера.

На системном диске «С» находятся папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки», в которых порой храниться большой объем информации. Эти каталоги можно перенести на другой раздел жесткого диска. Лично я этого не делаю, а только контролирую содержимое этих папок. Я не храню файлы в папке «Загрузки», а переношу загруженные файлы в места постоянного хранения.

После установки на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию расположена на диске «С». Если вы используете синхронизацию, все данные «облака» будут на системном диске.

Если объем облачного хранилища большой, оптимальное решение: перенести папку облачного хранилища на другой локальный диск компьютера. В этом случае, ваши данные из «облака» не будут занимать место на системном диске.

На своем компьютере я перемещаю папки облачных хранилищ на другие разделы. Прочитайте статью о том, как перенести на другой локальный диск.

На диске «D» моего компьютера находится папка Яндекс.Диск, размером более 200ГБ, а на диске «E» находится папка Cloud Mail.Ru, объемом 1000ГБ. Эти папки синхронизированы с облачными хранилищами, в них находятся важные для меня данные. Папки находятся на компьютере, поэтому я имею постоянный доступ к этим файлам, и даже в случае выхода из строя жесткого диска, я не потеряю важную информацию, потому что благодаря синхронизации она сохранится в «облаке».

В данный момент, на моем компьютере установлены два жестких диска: на первом жестком диске расположены два Локальных диска «С» и «D», а на втором жестком диске – один Локальный диск «E».

Диски используются следующим образом:

Локальный диск «С» (системный диск).
Локальный диск «D» (хранилище файлов).
Локальный диск «E» (хранилище файлов).

После того, как вы определитесь с дисками компьютера, удалите дубликаты файлов.

Удаление дубликатов файлов

Удаление дубликатов поможет отсеять ненужные копии файлов, с компьютера будут удалены лишние данные. Во многих программах для очистки компьютера есть модули для поиска и удаления дубликатов. Для удаления дубликатов файлов можно воспользоваться специализированными программами, например, .

Наведение порядка на Рабочем столе

Очистка Рабочего стола - первый шаг в процессе наведения порядка на ПК. От обилия ненужных данных на Рабочем столе может тормозиться работа компьютера.

Некоторое время назад, мне принесли ноутбук, с операционной системой Windows 8. Ноутбук жутко тормозил. На Рабочем столе находилась куча папок, ярлыков и файлов. Там было много фотографий, часть фотографий дублировалась в разных папках. Я решил посмотреть, сколько данных находится на Рабочем столе. Оказалось, что около 250 ГБ, это меня даже немного шокировало.

Пользователям удобно все запускать с Рабочего стола, правда, потом они удивляются медленной работе своего компьютера. Мои предложения по перемещению файлов на другой диск или по поводу загрузки данных в облачное хранилище, часто встречают непонимание. Многим людям лень сделать лишний клик мыши для доступа к нужным файлам.

Рабочий стол - место работы (это не случайное название). От работы ничто не должно отвлекать. Поэтому на Рабочем столе не стоит размещать лишние элементы, которые вполне могут находиться в других местах, оставьте здесь только минимум объектов, действительно необходимых. После этого, вы заметите, что повысилась эффективность работы.

Во время работы на Рабочем столе могут скапливаться разные временные данные: папки, файлы, документы. Следуйте простому правилу: после завершения работы, уберите все объекты, переместите их в соответствующие места, туда, где они должны постоянно храниться.

Завершили работу над документом Word (например), переместите документ в места хранения для документов этого типа.

На Рабочем столе моего компьютера в Windows 10 находятся всего три объекта: значки «Этот компьютер» и «Корзина», и папка «Программы». С помощью значка «Этот компьютер» можно быстро попасть в управление компьютером (прочитайте здесь, на Рабочий стол), а в папке «Программы» находятся ярлыки наиболее часто мною используемых программ, большая часть которых переносные. Сами портативные программы расположены на диске «D».

Можно обойтись без подобной папки для ярлыков. Для портативных (portable) программ используйте программу-оболочку . Портативные программы могут находиться в любом месте компьютера, а запускаться они будут из оболочки. Папку с ярлыками переносных программ можно перенести в меню «Пуск» для того, чтобы запускать портативные программы оттуда, вместе с обычными приложениями.

Распределение файлов и папок

После того, как вы определились с местами хранения файлов на компьютере, потребуется распределить файлы и папки по дискам. Сначала перемещайте и сортируйте понятные для себя данные, а то, что пока не понятно, оставьте на завершающий этап распределения.

На диске для хранения файлов создайте папки с понятными названиями, например, «Музыка», «Видео», «Фото», «Документы» и т. д. В этих папках будут созданы другие папки для сортировки файлов по определенным критериям.

Создайте жесткую иерархию папок для того, чтобы четко понимать, где что у вас находится.

Допустим, на вашем компьютере есть много фотографий, видео, музыки. Перенесите на диск, который вы будете использовать в качестве хранилища, все мультимедиа файлы.

В папку «Фото» будут помещены отдельные фото и папки с фотографиями. Сгруппируйте снимки по определенным критериям, например, времени съемки, поместите фото в папки, названные по определенным параметрам, например, в папку «Отдых на море в таком-то году». К папкам с фотографиями я советую всегда добавлять даты, для того, чтобы вы легко могли найти нужные фотографии.

В папку «Музыка» поместите все музыкальные файлы, которые следует распределить в категории (папки) по именам исполнителей, по названию альбома, по музыкальным жанрам и т. д., в зависимости от своих предпочтений.

Подобным образом поступите с фильмами, документами, другими файлами. В процессе разбирательства, вы найдете много ненужных файлов, которые не стоит хранить на компьютере.

Пример распределения папок на моем компьютере. На диске «E» создано несколько папок с понятными названиями. В папке «Музыка» находится несколько папок с аудио файлами, среди них папки «Дискотека 80-х» и «Зарубежные исполнители». В папке «Зарубежные исполнители» находятся папки, имеющие названия по именам исполнителей и названием групп.

Файлы программ распределены в папки, названные в соответствии с определенными категориями.

Подобная логичная структура поможет легко и быстро найти нужный файл или папку.

Понятные названия папок и файлов

Очень важно всегда придерживаться правила: папкам и файлам необходимо давать понятные имена. Имена должны быть понятны для любого человека.

Даже, если нет времени дать понятное имя в данный момент, найдите время для того, чтобы после завершения работы назвать файл или папку понятным именем. Это сэкономит массу времени, которое придется затратить на поиски нужного файла или папки.

Если на ПК много файлов с непонятными названиями, переименование займет довольно много времени. Выполните эту работу в несколько этапов.

Наведение порядка в программах

Обратите внимание на программное обеспечение своего компьютера, удалите все ненужные программы и игры. Посмотрите почтовые ящики электронной почты, возможно, там потребуется произвести чистку.

Наведите порядок в браузерах. Удалите ненужные расширения. Разберитесь с закладками: проверьте закладки (бывает, что сайты прекращают свое существование), сгруппируйте или удобно для себя распределите закладки в окне визуальных закладок. Если у вас много закладок в браузере, сгруппируйте закладки в отдельные папки с краткими понятными названиями на панели закладок.

Очистка и дефрагментация системы

После завершения наведения порядка, выполните очистку компьютера от временных и мусорных файлов. При перемещении больших объемов файлов на компьютере появляется много временных файлов. Удалите ненужные файлы с помощью , или при помощи специализированной программы, например, .

После этого выполните дефрагментацию компьютера для того, чтобы собрать фрагменты файлов в одном месте на диске. При значительном перемещении данных, степень фрагментации файлов серьезно повысится. Выполнение дефрагментации упорядочит распределение файлов на компьютере, повысит скорость работы системы.

Сохранение важных данных с помощью резервного копирования

Для надежного сохранения информации, делайте резервное копирование системы или важных данных. С помощью резервного копирования системы на другой диск (желательно, на внешний жесткий диск), вы состояние системы на момент архивации.

В случае краха операционной системы, проведите восстановление Windows из резервной копии. В случае отказа жесткого диска, систему или другие данные из резервной копии можно восстановить на новый диск.

Для резервного копирования можно воспользоваться операционной системы Windows, или специализированными программами: Acronis True Image (есть бесплатная версия - ), и т. д.

Постоянное поддержание определенного порядка

После распределения файлов, поддерживайте порядок на компьютере, новые файлы помещайте в ранее созданные категории, или создавайте новые. После выполнения повседневной работы, распределение файлов и папок в места постоянного размещения не займет много времени.

Выводы статьи

Наведение порядка на компьютере для правильной организации хранения данных на компьютере позволит серьезно повысить эффективность работы. Файлы и папки будут распределены по дискам компьютера в соответствии с определенной структурой, пользователь быстро найдет нужные данные.

Не зря говорят, что лень — двигатель прогресса. Лично меня она подвигает на постоянный поиск каких-то способов упрощения повседневной жизни. Помогает мне в этом внутренний радар, настроенный на восприятие новой информации. Как только я слышу про что-то новенькое в интересной для меня области, стараюсь сразу проверить, не будет ли оно для меня полезным.

Иногда я сознательно ищу решения для упорядочивания информации, поток которой захлестывает ежедневно и ежечасно. И тогда я стараюсь накопать побольше, отобрать лучшие варианты и испробовать их на практике, чтобы остановиться на самом удобном и пользоваться долго.

Самое удивительное, что часто эти программы находятся совсем рядом, просто нужен другой человек, свободное время или конкретная задача, чтобы «открыть Америку» лично для себя. Поскольку мне регулярно приходится открывать глаза своих знакомых на те инструменты организации информации, которые находятся под рукой и даже не стоят денег, сегодня я хочу сказать о трех самых сильных из них (по моему субъективному мнению). Возможно, какая-то из них пригодится и вам тоже.

1. MS OneNote — это поистине программа-невидимка и золотая находка. Живет она в офисном пакете Windows, начиная с MS Office 2003, но большинство моих знакомых о ней ничего не слышали. По сути, это программа-блокнот с несколькими уровнями иерархии, позволяющими создавать записные книжки, разделы, страницы и подстраницы.

Подходит для систематизации и хранения любой информации, которая обычно болтается у вас на рабочем столе и в «Моих документах», в лучшем случае разложенная по папочкам — текст, картинки, целые страницы из интернета прямо со ссылками, аудио и видеофайлы. Например в ней можно хранить:

информацию по определенной теме для последующего выбора — если вы выбираете пылесос, телефон, автомобиль или курсы по тайм-менеджменту
информацию о покупках — где и за сколько купили, сроки гарантии
информацию о документах, особенно, если часто приходится заполнять какие-то данные в электронном виде
информацию о ваших клиентах, студентах
рецепты
планы
любые списки:
- wish list,
- подарки, которым обрадовались бы ваши друзья,
- книги, которые вы прочли или только хотели бы,
- фильмы, которые вы хотели бы посмотреть и ваши впечатления
информацию для поездки, списки вещей в дорогу
ваш дневник, ключевые события, которые хотели бы сохранить в памяти, заметки из путешествий
конспекты прочитанных книг, записи по учебным курсам, ваши собственные статьи, черновики и наброски
идеи для рукоделия
свайп-файлы
рисунки и пометки

Возможности программы безграничны. Можно выбрать вид «подложки», всевозможно редактировать текст, делать списки с чек-боксами (для отметки галочками), рисованные пометки. Можно использовать теги — ключевые слова, или просто пользоваться поиском.

Есть версии для android, iOs и OSX. Для любителей Apple есть ещё и платная программа Outline: для IOS — полный вариант, для MacOS доступна пока только версия для чтения готовых заметок. Её преимущество в том, что записные книжки можно хранить только на компьютере.

Единственным достойным конкурентом OneNote я считаю Evernote . Вы могли видеть на своем телефоне или планшете зеленого слона — это она. Суть программы та же. Несколько в другом формате представлены записки. Изначально ориентирована на синхронизацию с мобильными устройствами через интернет. У нее есть ограничения по использованию бесплатного аккаунта. Зато эта программа может использоваться и на платформах Apple, и на старых версиях android.

Пользователи Linux могут попробовать Keynote (не путать с программой для презентаций от Apple) — удобная, но, на мой взгляд, не такая дружелюбная для неподготовленного пользователя, как две первые.

2. Вторым по важности удобнячком считаю программы по построению карт памяти — mind maps . Много лет использую разные программы для графического представления различной информации. В частности:

Для планов статей
для конспектов книг, лекций, подготовки вопросов к экзамену
развернутого планирования достижения целей
планирования мероприятий
поиска решений

Безусловным лидером таких программ, на мой взгляд является Mind Manager — это самая удобная программа, но вместе с тем и самая дорогая. Вариант подешевле — Xmind . У нее есть бесплатная версия — вы сможете делать карты для собственного использования, но не сможете экспортировать в pdf, чтобы показать другу, у которого не установлена эта программа.

Самый доступный вариант Freemind — она бесплатна, интуитивно понятна и подходит для любой платформы.

3. Очень долго я искала удобный для меня планировщик . Так как я не очень рациональный человек, и с трудом могу действовать четко по намеченному плану, мне нужна была программа гибкого планирования, которая бы не стала кладбищем несбывшихся дел, при этом не будучи слишком примитивной. Не менее важным именно в этом случае было бы иметь синхронизацию с телефоном или планшетом, чтобы в нее можно было заглянуть на ходу или записать что-то новенькое.

Сейчас существует огромное количество планировщиков разной степени сложности. И, возможно, мой выбор окажется неудачным решением для тех, кто предпочитает строить все планы в единой структуре в одном месте, или имеет много задач, привязанных ко времени. Я же предпочитаю ежедневное планирование на бумаге, поэтому программа-планировщик служит для меня в первую очередь в качестве обзора всех задуманных задач (по сути, это для меня электронный вариант системы «Автофокус»).

Итак, моего победителя зовут Wunderlist . Сначала программа показалась мне совсем простой, пока я не обнаружила, что в ней есть подзадачи и место для дополнительной информации. То есть если в теме «Порядок» у меня есть пункт «Отдать даром ненужные вещи», то внутри я могу составить список вещей, а так же список мест, куда я могу обратиться для этого.

В платной версии программы можно даже прикреплять файлы и направлять задания другим людям. Хотя большинству вполне достаточно будет и бесплатной. Несмотря на то, что программа просит зарегистрироваться, можно пользоваться автономной версией программы бесконечно долго, и зарегистрироваться, только когда решите синхронизировать информацию на компьютере и телефоне.

Wunderlist позволяет выделять важные события, ставить дедлайны и напоминания, в том числе для повторяющихся событий.

Программа доступна для Windows, всех платформ Apple, android и в качестве web-приложения.

Вот такая тройка лидеров. А какие программы для упрощения жизни используете вы? Напишите в комментариях, я буду рада узнать что-нибудь новое.

Работа с документами отнимает у пользователей, особенно у офисных сотрудников, очень много времени. А ведь существует немало программ, позволяющих существенно оптимизировать ручной труд при работе с документами путем автоматизации некоторых процессов. Многие из таких решений просты в применении, очень удобны и недороги, а потому доступны широкому кругу пользователей. О таких программах и пойдет речь в настоящей статье.

Организация документов

Пользователям, которым приходится иметь дело с большим числом электронных документов, хорошо знакома ситуация, когда, даже несмотря на строгую систему каталогов и подкаталогов, на поиски нужного документа уходит немало времени. Один из вариантов решения данной проблемы - использование специальной программы-каталогизатора, основная задача которой состоит в упорядочивании и рассортировке данных, что в итоге обеспечивает быстрый поиск нужной информации. Таких каталогизаторов на рынке представлено огромное множество, и все они ориентированы на каталогизацию либо дисков, папок и файлов, либо какой-то узкоспециализированной информации (фильмов, монет, марок и пр.). Для каталогизации документов подойдет любой универсальный каталогизатор, позволяющий каталогизировать папки и файлы разных типов. Лучшим среди подобных решений считается пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), однако он довольно дорог, а его возможности для многих пользователей явно избыточны. Большинству будет вполне достаточно воспользоваться пакетом WinCatalog Standard.

Другим способом является объединение связанных между собой документов в сложные иерархически-структурированные документы, хранимые внутри файлов данных, соответствующих этим структурам. В подобных структурированных документах гораздо удобнее ориентироваться и находить нужную информацию благодаря как структуризации, так и расширенным возможностям поиска внутри документа. Кроме того, подобное структурирование позволяет производить внешний поиск и искать документы по фрагментам входящего в них текста. Например, для создания иерархически-структурированных документов предназначен пакет Maple.

WinCatalog Standard

Разработчик : WinCatalog.com

Размер дистрибутива: 1,62 Мбайт

Работа под управлением: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Способ распространения: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Цена: 200 руб.

WinCatalog Standard представляет собой удобный в работе многофункциональный каталогизатор с понятным русскоязычным интерфейсом (рис. 1). Пакет позволяет каталогизировать данные с любых носителей информации, которые могут быть подключены к компьютеру: дискет, жестких и сетевых дисков, обычных CD- и аудиодисков, Zip-дисков и т.д. С его помощью можно рассортировать и упорядочить любые папки и файлы независимо от их местонахождения. Вносить данные в каталог можно как вручную (сразу в виртуальные папки), так и путем сканирования дисков (включая находящиеся там Zip-архивы) - в таком случае извлеченные с дисков папки и файлы для удобства ориентации лучше потом рассортировать по виртуальным папкам, что благодаря поддержке операции drag & drop не займет много времени.

Рис. 1. Интерфейс WinCatalog Standard

Общее управление каталогом осуществляется легко и удобно. Разбиение данных по тематическим папкам существенно упрощает ориентацию, а размещение папок и вложенных в них элементов нетрудно изменить обычным перетаскиванием. Расширенный поиск (по имени, комментарию, размеру и дате изменения; рис. 2), поддерживающий булевы операции и возможность выбора конкретной папки для поиска, а также учитывающий ключевые слова (их можно предусмотрительно добавлять к отдельным элементам каталога), позволяет быстро найти нужный документ, а поиск дубликатов - удалить из коллекции повторяющиеся элементы. Экспорт всей или части каталога документации в CVS-файл обеспечивает возможность обработки данных в другом приложении (например, в MS Excel), а экспорт в HTML-файл удобен для печати каталога.

Рис. 2. Поиск документов в WinCatalog Standard

Maple 6.25

Разработчик : Crystal Office Systems

Размер дистрибутива: Maple - 5,3 Мбайт, Maple Professional - 5,89 Мбайт

Работа под управлением: Windows (все версии)

Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Цена : Maple - 21,95 долл., Maple Professional - 30,95 долл.

Maple - удобный в применении менеджер документов, который позволяет объединять разноплановые материалы в иерархические структуры и получать в итоге структурированные документы: бизнес-планы, отчеты, аналитические записки, брошюры и т.п. В таких иерархических деревьях документов разноплановая информация представлена более наглядно, а найти любой документ гораздо проще, чем при стандартной каталогизации. Для просмотра созданных в Maple документов необходим специальный просмотрщик Maple Reader, который можно бесплатно скачать по адресу: http://www.crystaloffice .com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет отличается дружественным интерфейсом (рис. 3) и настолько прост в изучении, что даже отсутствие русскоязычной локализации программы для большинства пользователей не станет преградой, а потому данное решение можно рекомендовать самой широкой аудитории.

Рис. 3. Интерфейс программы Maple

Менеджер представлен в двух версиях: базовой Maple и расширенной Maple Professional. К числу принципиальных отличий расширенной версии стоит отнести наличие таких дополнительных функций, как поиск документов, проверка грамматики, шифрование файлов и резервирование иерархических структур.

Основа любого документа в Maple - иерархическое дерево узлов, уровень вложенности подузлов в котором, равно как и их количество, не ограничен. Каждый узел представляет собой отдельный документ, содержащий не только текст (набранный непосредственно, вставленный из буфера обмена или импортированный из документов в форматах RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличный материал, графики, ссылки на базовые фрагменты итогового документа или файлы и т.п. При оформлении документов предусмотрено применение стандартного набора функций для работы с текстом: изменение типа и размера шрифта, создание списков, оформление абзацев, использование стилей и пр. Интеграция с MS Word позволяет применять встроенный в MS Word спеллчекер для проверки грамматики и поиска синонимов не только на английском, но и на русском языке. Встроенная система резервирования обеспечивает возможность создания сжатых резервных копий иерархических документов (в форматах ZIP и CAB). Встроенный мастер шифрования помогает зашифровать конфиденциальные документы с применением криптографического алгоритма Blowfish. А поисковый модуль Finder позволяет быстро найти нужные документы по фрагменту имени, автору, комментариям, содержанию (рис. 4) и т.п.

Рис. 4. Поиск документов по содержащемуся
в них тексту в Maple

Быстрый доступ к документам

Технология компьютерной подготовки документов предполагает, что созданные документы в дальнейшем неоднократно используются. Например, при разработке нового документа вам могут потребоваться один-два абзаца из вчерашнего документа или новый документ вообще представляет собой копию старого, но с измененной переменной информацией и т.д.

К сожалению, пользователь далеко не всегда может вспомнить, как назывался созданный позавчера важный документ, а порой и не имеет ни малейшего представления о том, где его искать. Конечно, нужно давать документам значимые имена и сохранять их, придерживаясь четкой каталогизации, но, увы, бывает и иначе, виной чему спешка, отвлекающие звонки и т.п. В результате на поиски требуемого документа может уйти немало драгоценного времени - ведь совсем не факт, что вам удастся открыть его через список ссылок Windows к последним документам, доступным через меню «Пуск». Дело в том, что данный список:

ограничен 15 документами - это означает, что вероятность попадания в него документов, например, недельной давности практически равна нулю;
не позволяет определить местонахождение документа, если вы помните часть текста, но забыли название файла;
не включает одноименные (однако при этом различные) документы, сохраненные под одним именем, но в разных папках, что актуально, например, при совместной работе над документом с формированием нескольких его версий.

Есть и еще одна проблема - предусмотренный в Windows список недавних документов представляет собой один из каналов утечки конфиденциальных данных, так как по нему любой пользователь (в том числе злоумышленник) может сориентироваться относительно характера компьютерной деятельности владельца. Поэтому данный список рекомендуется регулярно очищать, например при помощи утилит для удаления с диска «мусорных» данных. В итоге складывается, казалось бы, парадоксальная ситуация: если пользователь регулярно уничтожает информацию о недавно использовавшихся документах в целях безопасности, то он лишается быстрого доступа к ним, а в противном случае рискует стать жертвой злоумышленников. Однако выход есть - можно воспользоваться специализированной утилитой ActualDoc, которая расширяет возможности Windows в плане работы с последними документами.

Если же нужный документ был создан уже давно и потому никак не может фигурировать в списке недавно открывавшихся документов (как встроенном в Windows, так и в списке ActualDoc), то придется прибегнуть к его поиску. Здесь возникает иная проблема - как правило, пользователь не помнит имени документа (равно как и даты его создания), зато знает, какие ключевые слова встречаются в тексте. Значит, нужно искать документ по фрагментам входящего в него текста - увы, данную задачу хоть и можно решить встроенными средствами Windows или, например, Word, но весьма посредственно. И дело не только в том, что такой поиск не совсем очевиден и выполняется медленно - иногда с этим можно смириться. Куда важнее, что далеко не все файлы окажутся найденными - морфологические особенности русского языка при поиске учитываться не будут, поэтому останутся не найденными файлы, в которых искомые слова имеют другое падежное окончание. В то же время специализированные поисковые утилиты, такие как «Ищейка» (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), «Архивариус 3000» и Phoenix Search (http://indexlab.net/), могут быстро найти нужные документы независимо от их местоположения. Наиболее привлекательным среди названных решений по соотношению «цена/качество» нам представляется пакет «Архивариус 3000».

ActualDoc 3.5

Разработчик : Flexigen Software

Размер дистрибутива: Standard - 4,1 Мбайт, Professional - 3,6 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневная демо-версия - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe)

Цена : Standard - бесплатно, Professional - 19,95 долл.

ActualDoc - менеджер последних документов, запоминающий использовавшиеся документы и обеспечивающий быстрый и безопасный доступ к ним. Программа отличается простотой и интуитивностью, имеет дружественный интерфейс с поддержкой русского языка (рис. 5) и практически не потребует времени на освоение, тем более что сопровождается исчерпывающей справочной системой, а потому может стать незаменимым инструментом как для профессионалов, так и для домашних пользователей.

Рис. 5. Интерфейс программы ActualDoc

ActualDoc ведет учет загрузки неограниченного числа документов в течение указанного пользователем срока (по умолчанию - 60 дней), поддерживает более 40 форматов файлов (текстовые и графические файлы, документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы и др.) и позволяет быстро загрузить любой из них. Найти в среде программы нужный документ - не проблема. Если свиток запомненных ею документов сравнительно небольшой, то можно выбрать документ прямо из списка. В противном случае разумнее предварительно ограничить список возможных претендентов путем его фильтрации (возможна фильтрация по временно му интервалу, по расширению и категории) либо провести поиск по имени документа (в общем виде) или по фрагменту входящего в него текста (правда, поиск по русскому тексту не всегда удачен). Есть и другой способ быстро открыть нужный документ - через встроенные закладки (такие же, как в Internet Explorer; рис. 6), которые могут быть назначены отдельным часто используемым документам и существенно ускоряют доступ к ним, так как необходимость поиска отпадает. Выбранный документ оказывается доступным во встроенном просмотрщике - для просмотра, поиска и копирования, а также во внешнем приложении - для редактирования и может использоваться для полной переработки, выборочного копирования из него информации или для отправки документа по электронной почте. При этом сам список документов может быть спрятан от посторонних глаз и защищен паролем - в этом случае недавно использовавшиеся файлы не будут отображаться в меню Пуск -> Документы .

Рис. 6. Открытие документа через закладку
в ActualDoc

Пакет поставляется в двух версиях: бесплатной базовой Standard и платной Professional. Возможности бесплатной версии не позволяют просматривать документы во встроенных просмотрщиках, использовать функцию поиска (в итоге искать документы можно лишь визуально, просматривая полный или отфильтрованный список), создавать пользовательские категории и редактировать закладки.

Архивариус 3000 (3.82)

Разработчик: Likasoft

Размер дистрибутива: 3 Мбайт

Работа под управлением: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Цена: студенческая лицензия - 195 руб., персональная лицензия - 295 руб., коммерческая лицензия - 900 руб.

« Архивариус 3000» - это оптимальное решение для быстрого поиска документов на 18 различных языках (включая русский, английский, немецкий и французский), ориентированное на широкий круг пользователей. Программа обеспечивает мгновенный доступ к документам, находящимся на жестком диске, сетевых и съемных дисках (CD, DVD, ZIP и др.), и может работать со всеми популярными типами документов (PDF-файлами, документами MS Office, текстовыми файлами и т.д.). Она умеет производить поиск в архивах (ZIP, RAR и др.), в почтовых сообщениях (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и вложенных в них файлах. Кроме того, поддерживается поиск в базах данных Lotus Notes и Lotus Domino и в базах сообщений ICQ, Odigo IM и Miranda IM.

Наряду с обычным поиском по ключевому слову или по набору ключевых слов, программа поддерживает режим расширенного поиска с применением логических функций и может искать документы не только по содержимому, но и по имени файла, дате изменения, размеру, типу документа, кодировке и пр. (рис. 7). Благодаря полной поддержке уникода, поиск корректно выполняется не только в документах на одном языке, но и в многоязычных (например, с текстом на русском и немецком языках одновременно). Возможен удаленный поиск документов через Интернет с последующим доступом к найденным документам через любой интернет-обозреватель, например через Internet Explorer. Результаты поиска могут быть представлены в режиме выдержек, когда отображаются наиболее значимые (релевантные) фрагменты выбранных документов с подсветкой найденных слов, и в режиме таблицы, когда выводится краткая информация о документах (рис. 8), по которой они могут быть отсортированы.

Рис. 7. Поиск документов в среде «Архивариус 3000»

Рис. 8. Варианты представления результатов поиска
в «Архивариус 3000»

Заполнение типовых документов

Подготовка типовых документов отнимает значительную часть времени у тех пользователей, кто по долгу службы занимается оформлением разнообразной документации в страховых компаниях, банках, нотариальных конторах, компаниях, оказывающих разного рода услуги, и т.п. Как правило, такие документы создаются в текстовом редакторе Word на основе изначально разработанных базовых документов, в которых просто заменяется некоторая переменная информация. Ничего сложного в этом нет, но при больших объемах документации неизбежны ошибки - можно, например, случайно ввести данные не в то место, где им полагается находиться, или стереть несколько слов документа и т.п. Поэтому желательно, чтобы открытыми для ввода были лишь те поля, в которых должны вводиться данные, а весь остальной текст был заблокирован. Возможность создания подобных документов в Word разработчиками предусмотрена. Достаточно разработать серию шаблонов для всех используемых в организации типовых документов, для каждого шаблона запретить изменение постоянных данных (команда Сервис -> Установить защиту -> Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм ) и обучить пользователей создавать документы по шаблонам. Для типовых документов, где переменной информации сравнительно немного, таких шаблонов окажется вполне достаточно, чтобы существенно ускорить процесс подготовки документов и снизить риск ошибок.

Однако на практике применяется немало типовых документов, в которых переменная информация занимает до половины объема, причем часть переменных данных в том или ином виде неоднократно повторяется (рис. 9) - например ф.и.о. в разных падежах, прописи для введенных дат или сумм и т.п. В этом случае использование Word-шаблонов мало что дает, так как заполнение документов даже через шаблоны потребует много времени, ведь все переменные данные придется вводить вручную.

Рис. 9. Пример документа с большим объемом
переменной информации

Есть и еще одна особенность оформления типовых документов - часто требуется подготовить не один документ, а сразу несколько (например, для оформления банковского договора об открытии депозитария нужны три-четыре типа договоров для подписи). Таким образом, одну и ту же информацию приходится вводить в разные документы, на что тоже уходит много времени, а вероятность совершения ошибки при этом соответственно возрастает. Гораздо быстрее можно оформлять подобные документы при помощи специализированных приложений, предназначенных для автоматизации процесса подготовки типовых документов, - например таких, как «АвтоДок» или Blitz Document. Данные приложения тоже базируются на применении шаблонов, которые, в отличие от обычных Word-шаблонов, не только позволяют вводить данные в отведенные для этого поля (для чего пользователю необходимо заполнить набор форм с данными), но и умеют преобразовывать введенные данные запрограммированным образом, например могут заменить число прописью, произвести склонение слов и словосочетаний по грамматическим падежам и т.п. В итоге нужные документы заполняются быстро, а число ошибок, которые при этом можно совершить, оказывается на порядок меньше, чем при традиционной их подготовке в Word. Кроме того, создание типовых документов через специализированные решения привлекательно еще и тем, что все созданные документы автоматически каталогизируются и в дальнейшем найти любой из них - не проблема, а от пользователя не требуется знание тонкостей оформления документации, ведь в шаблонах все юридические нюансы уже учтены.

АвтоДок 1.2

Разработчик: EleWise

Размер дистрибутива: 6 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003

Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Цена: «АвтоДок-Персональный» - 1980 руб., «АвтоДок-Сервер» - 2980 руб., «АвтоДок-Клиент» - 1490 руб.

«АвтоДок» - это программа, позволяющая автоматизировать и ускорить процесс заполнения типовых документов посредством созданных с помощью MS Word шаблонов и ведущая архив документов и записей, сделанных при помощи этих шаблонов. Процесс генерации новых документов в ней предельно автоматизирован - достаточно выбрать нужный бизнес-сценарий из общего списка сценариев (под бизнес-сценарием понимается настроенный шаблон) и заполнить форму ввода с требуемыми данными (рис. 10). Созданный документ может быть просмотрен, сохранен, распечатан или открыт в Word для дальнейшего редактирования.

Рис. 10. Создание документа по сценарию «АвтоДок»

Число встроенных сценариев невелико (рис. 11), но может быть расширено за счет пользовательских сценариев, процесс создания которых подробно и наглядно представлен в справке и полностью контролируется мастером, а потому доступен для большинства пользователей. Разработка нового сценария предполагает выполнение пяти шагов: ввод названия сценария, создание шаблона, определение переменных, настройка и тестирование сценария с его сохранением для дальнейшего редактирования (рис. 12). На первый взгляд некоторые сложности может вызвать подготовка шаблона, так как он должен быть создан вручную в Word, а это предполагает знание языка создания сценариев. Но на практике все гораздо проще - достаточно уяснить, что переменные вводятся в фигурных скобках, а перед ними устанавливается значок $, весь остальной текст печатается обычным образом (рис. 13). Новые шаблоны могут создаваться не только с чистого листа, но и на базе существующих шаблонов или готовых документов - в первом случае нужно лишь изменить настройки сценария и протестировать его с измененными настройками, а во втором - открыть готовый документ, заменить изменяющуюся информацию переменными и указать его программе в качестве шаблона. Переменные могут быть нескольких типов, в том числе позволяющие:

ввести данные сразу в несколько полей: ф.и.о., паспортные данные, реквизиты организации и т.п.;
выбрать значение переменной из набора значений;
выполнить разнообразные операции и преобразования: вычислить процент от числа или НДС от суммы, преобразовать число в строку, ввести текущую дату и др.;
указать слово или словосочетание в определенном падеже и т.д.

Созданные по бизнес-сценариям «АвтоДок» документы сохраняются в виде четко структурированных записей, а потому в любой момент можно найти нужный документ путем фильтрации или поиска, просмотреть его, распечатать, перегенерировать или удалить.

Рис. 11. Окно «АвтоДок» с перечнем групп встроенных
бизнес-сценариев

Рис. 12. Разработка нового сценария в «АвтоДок»

Рис. 13. Пример текста шаблона в «АвтоДок»,
в котором фигурируют четыре переменные: «число»,
«месяц», «организация» и «ф.и.о.»

Программа поставляется в двух версиях: однопользовательской - «АвтоДок-Персональный» и многопользовательской (сетевой), представленной двумя модулями - «АвтоДок-Сервер» и «АвтоДок-Клиент». В однопользовательской версии все компоненты системы располагаются на локальном компьютере, а в многопользовательской база сценариев, шаблонов и записей устанавливается на сервере, а на пользовательских компьютерах ставится лишь клиентская часть, позволяющая использовать все материалы «АвтоДок», хранящиеся на сервере.

Blitz Document 3.4.1

Разработчик: BlitzSoft

Размер дистрибутива: 991 Кбайт

Работа под управлением: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Цена: 500 руб.

Blitz Document - это компактная программа для автоматического составления типовых документов посредством шаблонов-сценариев. Она позволяет быстро генерировать документы на базе встроенных шаблонов, число которых более 30 (рис. 14), или пользовательских сценариев, которые можно разрабатывать на базе встроенных шаблонов или пустых макетов. Создание документа по готовому сценарию предельно просто - достаточно выбрать вид сценария и выполнить указания мастера, который добросовестно проведет пользователя через все этапы подготовки документа (рис. 15). Готовый документ можно будет просмотреть, распечатать, отредактировать во встроенном текстовом редакторе (исправлять можно как переменные, так и постоянные данные) или открыть для редактирования в Word.

Рис. 14. Список встроенных сценариев Blitz Document

Рис. 15. Создание документа по сценарию
Blitz Document

Разработка созданных шаблонов несколько сложнее, но тоже будет по силам большинству пользователей. Правда, освоение данной возможности потребует некоторого времени, так как, к сожалению, прилагаемая к программе справочная информация рассчитана на достаточно подготовленных пользователей (она весьма скупа и не содержит ни иллюстраций, ни примеров). Технически создание нового шаблона состоит из двух этапов: выбор встроенного шаблона или макета, на основании которого будет разрабатываться новый шаблон, и последовательная корректировка входящих в него постоянных и переменных данных (рис. 16). Постоянные данные вводятся в их реальном виде, но не прямо в текст, а через диалоговые окна. Переменная информация также корректируется в ходе диалога и вводится уже не напрямую, а заменяется переменными с подстановочными метками, оформленными с учетом используемого в программе языка описания сценариев. Сценарии могут не только отображать введенный при генерации документа текст, но и изменять его с помощью системы команд подстановки данных или их преобразования. Например, предусмотрено:

Рис. 16. Разработка нового шаблона на базе макета
в Blitz Document

склонение слов и словосочетаний по грамматическим падежам;
перевод чисел в строки;
перевод календарных дат в строки;
проведение любых применяемых в юридических и бизнес-документах вычислений;
изменение текста в зависимости от значения введенных данных и т.д.

Созданные при помощи Blitz Document документы сохраняются в структурированных учетных журналах - это позволяет быстро ориентироваться в документации и практически мгновенно получать доступ к нужным материалам, например для того, чтобы их распечатать. Кроме того, документы можно группировать в виртуальные дела, что удобно для быстрого доступа к материалам, связанным с конкретным фигурирующим в базе субъектом или объектом.

Распознавание текста в отсканированных документах

Пользователям, которым часто приходится переводить в электронный редактируемый формат бумажные документы (страницы книги, газеты, журнала или факса), не обойтись без системы распознавания символов, или OCR-системы (Optical Character Recognition), предназначенной для автоматического ввода текстов бумажных документов в компьютер. Теоретически можно воспользоваться программой FineReader от компании ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - обе надежны в работе и отличаются высокой точностью распознавания. Но у пакета FineReader имеется упрощенная и приемлемая по цене для домашних пользователей версия ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, что делает его более привлекательным для широкой аудитории.

ABBYY FineReader 8.0

Разработчик : ABBYY Software

Размер дистрибутива: 40,5 Мбайт

Работа под управлением: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Способ распространения: shareware (демо-версия FineReader Home Edition отсутствует, функционально ограниченная демо-версия FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Цена : FineReader Home Edition - 990 руб., FineReader Professional Edition - 3750 руб.

ABBYY FineReader - идеальное решение для распознавания документов, в которых распознается не только текст, но и оформление, что обеспечивает точную передачу таблиц, картинок и разбиения текста по колонкам (рис. 17). Программа проста в использовании, умеет распознавать многоязычные (поддерживаются 179 языков) и многостраничные документы. Предусмотрена возможность распознавания всего документа целиком либо его отдельных страниц. Результат можно сохранить в одном из распространенных форматов: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Возможно пошаговое сохранение результатов распознавания для исключения ошибок. Реализован экспорт результатов распознавания непосредственно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Ускорить проверку результата поможет встроенная программа проверки орфографии (для 36 языков), а интеграция с Microsoft Word позволяет вызывать программу прямо из Word, не отвлекаясь от работы с текстом.

Рис. 17. Результат распознавания документа
в ABBYY FineReader Home Edition

Программа представлена в двух версиях: FineReader Home Edition, рассчитанной на начинающих пользователей, и FineReader Professional Edition, ориентированной на профессионалов. Профессиональная версия позволяет управлять параметрами распознавания (менять режим, осуществлять распознавание с обучением) и отличается более богатым набором функций по распознаванию (распознавание PDF-файлов, снятых цифровым фотоаппаратом текстов и др.). Кроме того, в Professional Edition предусмотрено больше различных форматов сохранения, добавлены возможности распознавания штрих-кодов и быстрого распознавания скриншотов с помощью утилиты Screenshot Reader.

Конвертирование документов из PDF-формата

Вся техническая документация поставляется сегодня в формате PDF, для просмотра документов в котором применяется бесплатная утилита Adobe Acrobat Reader. Но довольно часто возникает необходимость в использовании фрагментов PDF-файлов при подготовке собственных документов или редактировании материалов в PDF-формате (например, статьи, контракта, отчета и т.п.). В первом случае потребуется извлечь из PDF-файлов фрагменты текста и/или изображения (теоретически это можно сделать и с помощью встроенных средств Acrobat Reader, но с весьма посредственным результатом). Во втором случае придется конвертировать PDF-документы в редактируемый формат (например, в Word-формат) с сохранением оформления исходного документа, что в Acrobat Reader даже не предусмотрено. В таких случаях на помощь придут специальные утилиты, из которых наиболее привлекательными представляются пакеты ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Мы рассмотрим первый из них - он хоть и дороже, зато имеет русскоязычный интерфейс и позволяет конвертировать PDF-файлы в несколько редактируемых форматов, причем умеет верно распознавать не только английский, но и русский текст.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Разработчик: ABBYY Software

Размер дистрибутива: 52 Мбайт

Работа под управлением: Windows 2000 (SP2 или выше)/XP/Server 2003

Способ распространения: shareware (15-дневная демо-версия - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Цена: 1490 руб.

ABBYY PDF Transformer - утилита для конвертирования PDF-документов в форматы документов Microsoft Word (рис. 18), Excel, а также в HTML- и TXT-файлы. Пакет отличается интуитивно понятным интерфейсом и очень прост в использовании, а потому его освоение окажется по силам даже начинающим пользователям.

ABBYY PDF Transformer умеет конвертировать любые PDF-файлы, включая файлы без текстового слоя (такие файлы чаще всего получаются из отсканированных документов и представляют собой изображение текста), и корректно обрабатывает PDF-файлы, содержащие любые комбинации поддерживаемых языков (включая русский и английский). Утилита точно сохраняет оформление исходного документа (картинки, таблицы, расположение колонок, ссылки) и позволяет управлять вариантами конвертирования и сохранения. Например, можно четко определить области, которые должны восприниматься программой как текст или как изображение (что актуально для PDF-файлов со сложным оформлением), сохранить готовый документ с таким же оформлением, как в оригинале, или как колонку текста (с картинками или без - по желанию) и т.д. При необходимости возможно выборочное конвертирование отдельных страниц или даже их фрагментов. Кроме того, ABBYY PDF Transformer умеет осуществлять и обратное конвертирование, позволяя создавать PDF-файлы из документов Microsoft Word, таблиц Excel, презентаций PowerPoint, диаграмм Visio и HTML-файлов, а также практически из любого приложения, поддерживающего вывод документа на печать (это реализовано через виртуальный принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).